Coronavirus y comunicaciones, informe de Dircoms

Coronavirus y comunicaciones, informe de Dircoms

Dircoms realizó una encuesta a 50 directores de comunicación de empresas públicas y privadas, para recopilar información sobre qué están haciendo las compañías en materia de comunicación frente a la situación planteada por el Coronavirus.

La información recabada será compartida entre los miembros de Dircom para que tengan como guía o soporte de “buenas prácticas” y tendencias de lo que las empresas están haciendo. La encuesta fue realizada 50 directores de comunicación de empresas públicas y privadas de Argentina.

Algunos puntos interesantes a destacar: 

  • Al ser un panorama con mucha incertidumbre y poco historial práctico, los escenarios y planes planteados y en ejecución, cambian continuamente. Un 24% de los DirComs comentaron tener planes en análisis y/o revisados diariamente.  
  • Un 22% de los DirComs mencionaron que han desarrollado o están desarrollando Planes de Continuidad de negocio para poder mantener sus operaciones.
  • Los planes de comunicación de las empresas están centrados en las acciones internas fuertemente, con variedad de acciones y canales, e introduciendo como novedad al WhatsApp como canal corporativo. El 98% de los DirComs plantean respuestas proactivas hacia sus colaboradores.
  • En cuanto a la comunicación dirigida a la comunidad, tanto las empresas B2B y B2C se discuten parejamente la comunicación proactiva (46%) y reactiva (34%).
  • Al único público al que reaccionan de manera reactiva en un alto porcentaje de 62% es hacia el periodismo, esperando sus preguntas, más que yendo a ellos a contarles qué están haciendo.
  • En cuanto a los equipos extendidos, un 76% revisa sus mensajes fuera del equipo de comunicación y un 96% posee un equipo de Crisis Management, pero son muy pocos los que acceden a fuentes de autoridades sanitarias para mantener canales de comunicación.
  • En cuanto a la organización de trabajo en sus organizaciones, un 82% de las empresas tienen políticas de Home Office (aunque implementadas en distintos niveles al 50% vs 100%) pero hay diferencias en cuanto a la posibilidad o no de reunirse con externos, para evitar el contagio (sólo un 26% las permite).

 

PREGUNTAS REALIZADAS

1. Tipo de empresa

2. Público de la Campaña y manera en la que se dirigen 

3. Resumen de acciones destacadas

Comunicación a empleados:

- FORMATOS: Vía mail y otras plataformas internas, videos, town halls, sistemas dealertas, herramienta Everbridge para catástrofes, cartelería, blog interno, intranet, Comunicación del CEO, Capacitación, WhatsApp, SMS, Slack, Programa semanal de preguntas y respuestas virtual con CEO y Director Médico, Calls diarias.

- CONTENIDO: Con medidas y acciones de prevención, protocolo de actuación,Update de información y disposiciones, medidas de organización del trabajo

- EXTRAS: Comité local de Crisis, teletrabajo, Help desk médico

Comunicación a clientes:

- FORMATOS: Adaptación en los locales a las medidas gubernamentales, Cartelesen los locales con medidas, Redes sociales, Envío de newsletters y cartas.

- CONTENIDO: Acciones y medidas de prevención.

Comunicado a partners y proveedores:

- Cartas a partners con novedades de operatoria

EXTRAS CROSS:

- Protocolo de acción donde se detallan los posibles escenarios que puedenpresentarse y sus correspondientes procedimientos.

- Comité de contención interdisciplinario.

- Asesoramiento de los especialistas sanitarios

- Statement reactivo para periodistas;

 

4. Equipos extendidos para el manejo de la situación:


COMENTARIOS EXTRAS DE LAS EMPRESAS:

  • Los matices locales seanejan por cada comité de dirección local, pero hay lineamientos internacionales.
  • El relacionamiento con las autoridades sanitarias se hace a nivel HR
  • Comité de crisis que integra al líder médico del laboratorio
  • En la alineación con la región, no obstante, la regulación local prevalece sobre la bajada de línea

 

5. Organización del trabajo en sus empresas

COMENTARIOS EXTRAS DE LAS EMPRESAS:

  • Si bien se promueve no acciones con externos, se puede hacer excepciones.
  • No existe política formal de home office.
  • El personal de planta operativo está trabajando en turnos rotativos, a excepción de las personas en riesgo
  • Estamos todavía en proceso de conseguir termómetros para los accesos

 

6. ¿Qué acciones realizarán frente a esta situación en caso de que escale, con el objetivo de garantizar disponibilidad de productos y precios y cuál es el criterio sobre las medidas preventivas cuando atentan contra el negocio de la compañía?

Niveles de producción y atención:

  • No podemos dejar de producir porque son insumos médicos y en este momento es crucial que lleguen al público.
  • Restringimos atención a clientes en oficina a casos excepcionales y con cita previa.
  • Estimamos una caída porque importamos partes y productos de Asia y EUROPA.
  • Incrementamos la producción, dejando de producir productos que son más rentables
  • El objetivo es tomar todos los recaudos necesarios para poder cumplir con los compromisos de la operación sin poner en riesgo a nuestro personal, por la salud de los demás.
  • Se sigue fabricando, pero con posibilidades de falta de insumos.
  • El criterio es sanitario, siempre. La salud antes que el negocio.
  • Distanciamiento social en tiendas, topes de compra de productos críticos, envíos a domicilio bonificados, prioridad de atención a población de riesgo.

Política de home office:

  • Rotativa para el 50% de la empresa, con el objetivo de reducir cantidad de asistentes y circulación en la oficina.
  • Home Office sólo aplique para aquellas personas que no son de la línea.
  • Teletrabajo 100%

Business Continuity Plans:

  • Evaluando escenarios
  • Existe un plan de contingencia en marcha y para asegurar la prestación de los servicios.
  • Implementación del Plan de Continuidad del Negocio
  • Se está elaborando un plan de continuidad del negocio para poder cumplir con los compromisos comerciales.
  • Todo bajo análisis...muy dinámico. Es día a día
  • Protocolo de continuación de operaciones. Plan y personal de backup para todos los servicios esenciales
  • Business resilience excercise donde veremos estos escenarios
  • Plan de continuidad de negocio para mantener niveles mínimos de producción.