¿Cuál era el problema que deseaban solucionar?

Originalmente, en Galicia siempre hicimos dos eventos al año: un Encuentro de Líderes (destinado al top management y mandos medios), y la fiesta de fin de año para toda la organización. Este año creímos que era importante generar un espacio donde esté todo el equipo Galicia junto (6.000 colaboradores) para agradecer el esfuerzo realizado en el último tiempo, celebrar todos los logros que alcanzamos a pesar de la transformación que se dio en nuestro día a día y compartir la estrategia de negocio para el año próximo.

Queríamos que todos los colaboradores puedan participar y acceder a la información de la misma manera, al mismo tiempo y por un mismo lugar; y que sean parte de un evento en el que la cultura de confianza, la agilidad, la colaboración y la transformación sean protagonistas.

 

Descripción del proyecto

El evento sucedió el 6, 7 y 8 de octubre de 2020 de 16:00 a 18:00. Elegimos este horario estratégicamente para que los colaboradores de sucursales puedan conectarse. La duración diaria de 2 horas fue pensada para no perder la atención del usuario durante la transmisión y que pueda aprovechar al máximo este espacio.

Armamos un equipo de trabajo para la primera etapa de planificación que estuvo compuesto por 8 personas. Y también consultamos con dos grupos de referentes internos: un grupo para definir el contenido estratégico que debía formar parte del evento, y otro grupo para validar las metodologías y dinámicas que iban a formar parte de este encuentro virtual. La producción y la transmisión de los tres días del evento estuvo a cargo del equipo de Comunicación Interna de Galicia y de Encender, la agencia de CI y Cultura. Además, personas de diferentes sectores dentro de Galicia contribuyeron siendo coaches de los speakers, coordinando agendas, haciendo pruebas para el asegurar el correcto funcionamiento de las herramientas digitales, entre otros.

Fueron dos meses y medio de preparación del evento. Hubo una primera etapa (un mes) en la que creamos el concepto, la agenda y pensamos y validamos qué contenidos eran los adecuados para compartir en este momento. La segunda etapa fue de producción. Decidimos transmitir el evento en Workplace, nuestra plataforma de comunicación interna, en un formato híbrido, lo que hizo que grabáramos algunos bloques, para minimizar los riesgos del vivo. En esta etapa, también comenzamos con el plan de comunicación y la convocatoria.

Los tres grandes desafíos que tuvimos a la hora de armar Galicia Live fueron:

1. CONVOCATORIA: Para nosotros era fundamental llegar a todos los colaboradores y que se reserven la agenda para los 3 días del evento. Para esto creamos un plan de comunicación con dos grandes verticales de contenido:

• Información propia del evento: mostramos qué iba a suceder durante Galicia Live. Save the date, propuesta de participación en el Open Space, line up de los tres días y video invitación de Darío Barassi, el host del evento, incentivando a sumarse.
• Social: contenido con cuota de humor y con el estilo propio de las redes sociales que todos usamos a diario. Publicamos stickers, memes, gifs en Workplace y en Whatsapp.

2. INTERACCIÓN: Fue muy importante lograr que el evento tenga una gran cuota de interacción. Quisimos aprovechar las herramientas digitales para darle protagonismo al colaborador:

• Open Space: El día 2 del evento consistió en un Open Space, dinámica de las metodologías ágiles que replicamos de manera virtual. Fue un espacio 100% co-creado y on demand. Semanas antes del Galicia Live abrimos la convocatoria en Workplace para que los colaboradores postulen charlas para exponer en el evento. Todos los colaboradores votaron y las 12 charlas más votadas conformaron este Open Space. Ellos fueron los expositores del día 2 distribuidos en 2 escenarios simultáneos. Los oyentes elegían a que charlas asistir.
• Call to action durante el evento: Hubo dos momentos importantes de interacción. Un challenge solidario y una propuesta para reconocer a los compañeros con una estrella de “gracias” en StarMeUp, nuestra plataforma de reconocimiento.
• Q&A: Que el Galicia Live se desarrollara en Workplace le dio la oportunidad al colaborador de poder hacer comentarios en vivo. Todos los speakers de las charlas incentivaron a los usuarios a hacer preguntas que fueron contestando en vivo.

3. PERMANENCIA: Para conseguir la permanencia y la atención hicimos especial énfasis en dos elementos:

• Experiencia del usuario: Era muy importante que Galicia Live transcurriera en Workplace. Es una plataforma conocida por el colaborador, nuestro canal principal de Comunicación Interna, con una muy alta tasa de adopción, y además, de fácil acceso.
• Agenda: A la hora de diseñar el evento pensamos en las nuevas conductas de consumo que tienen las personas hoy frente a los medios digitales y en el contexto de cuarentena. Optamos por tener una agenda variada en cuanto a los temas y de bloques que no superen los 45 min de duración.

En cuanto a la estructura del evento decidimos que haya un host para ayudarnos a hilar los momentos y que genere cercanía con los colaboradores. El actor y comediante, Darío Barassi, fue el elegido por su humor y habilidad para comunicar.

¿Cómo ideamos cada día?

1. El primer día estuvo pensando para: inspirar a los colaboradores (relato de Eduardo Sacheri), reflexionar con tres charlas estratégicas e interactuar con nuestro propósito: “Mejorar el día a día de más personas”. El challenge solidario fue atado a ese propósito, con la consigna de mejorarle el día a alguien con una acción concreta a través de nuestro programa de voluntariado corporativo.
2. El segundo día fue de participación con las charlas de Open Space y de agradecimiento y reconocimiento con el call to action a enviar estrellas de “Gracias” a través de StarMeUp.

3. El tercer día continuó con la idea de agradecer a través de un mensaje de apertura de Fabián Kon, gerente general, y tuvo una cuota estratégica con un panel de CEOs destacados que se centró en conocer la realidad y adaptación de las distintas compañías. El cierre tuvo un tono de celebración con Paulina Cocina como invitada especial en una entrevista y un after con un DJ.

En cuanto al presupuesto y los resultados, esta modalidad resultó accesible para todos, menos costosa que un evento presencial, y generó gran impacto. La virtualidad habilitó la posibilidad de convocar no sólo a la audiencia, de un modo simple y fácil sino también a gente para las charlas que de manera presencial sería más difícil de alcanzar.

 

Resultados

El contexto actual fue lo que nos llevó a querer armar el Galicia Live. Quisimos generar un espacio para estar juntos y sentirnos cerca. Logramos romper con la distancia de lo remoto a través de las iniciativas de interacción. Recibimos más de 15.000 comentarios durante las transmisiones en vivo. Los colaboradores valoraron enormemente que haya habido un espacio co-creado, el Open Space, y que hayamos invitado a speakers externos. Otro resultado que nos sorprendió fue que luego de una charla estratégica sobre Data & Analytics, esa semana se anotaron en nuestra Academia de D&A el doble de colaboradores que las semanas previas. Estamos muy contentos con los resultados alcanzados y convencidos que esta fue una práctica adecuada para el contexto que estamos atravesando y nos permitió cumplir los objetivos planteados.