Talento & Empresa consultó a Google, Microsoft y Facebook sobre algunos consejos para facilitar el trabajo remoto en el contexto actual

Trabajar desde casa llegó para quedarse, no quizás tiempo completo pero sí en mayor proporción de lo que se venía haciendo en las empresas. Así que no están de más algunos tips para sacarle el jugo lo más posible a las apps que usamos todos los días.

 

GOOGLE

Muchos productos de Google se crearon como aplicaciones individuales para ayudar a los usuarios a resolver tareas: desde redactar mejor un correo electrónico con Gmail hasta colaborar en la redacción de Documentos. Con el tiempo, los productos se integraron, para convertirse en una red de herramientas que se complementen entre sí. En 2020, Google anunció su nueva identidad de marca Google Workspace: un nuevo espacio de trabajo colaborativo que refleja esta experiencia más conectada, útil y flexible. “La adaptación y aplicación del trabajo colaborativo fue el principal hábito digital incorporado en este tiempo. Para muchos de nosotros el trabajo ya no es un lugar físico al que vamos, y las interacciones que solíamos tener en persona se están digitalizando rápidamente. Además el tiempo está más fragmentado, dividido entre el trabajo y nuestras responsabilidades personales”, dijo Rodrigo Ponce, Gerente General de Google Cloud para Argentina y Uruguay. “Por eso, en Google trabajamos constantemente para agregar funciones útiles que faciliten la colaboración y realización de tareas, en cualquier momento y desde cualquier lugar”.

Algunas de las funciones que se incorporaron a Google Workspace

  1. Ahorrar tiempo con “Vista Previa”

En Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, ahora se puede obtener una vista previa de un archivo vinculado sin tener que abrir una nueva pestaña, lo que significa menos tiempo cambiando entre aplicaciones y más tiempo para terminar el trabajo.

  1. Colaborar en documentos a través de una sala de Chat

A partir de las próximas semanas, se podrá crear y colaborar dinámicamente en un documento con invitados en una sala de chat sin tener que cambiar de pestaña o herramienta. Esto facilita compartir contenido y trabajar directamente en conjunto con personas ajenas a tu organización, garantizando que todos tengan acceso y visibilidad a la misma información.

  1. Confirmaciones de lectura en mensajes directos de Chat

En las próximas semanas, se podrá ver cuándo se han visto los mensajes directos del chat de Google. En estos mensajes, se verá el avatar de la persona con la que se está chateando a la derecha del último mensaje que ha visto. Esto aplica para todos los usuarios de Google Workspace en conversaciones individuales en Android, iOS y la web.

  1. Usar Menciones inteligentes

Cuando @menciones a alguien en tu documento, una tarjeta inteligente mostrará los detalles de contacto, incluso para aquellos fuera de tu organización. Esto proporcionará contexto e incluso sugerirá acciones como agregar a esa persona a Contactos o comunicarte por email, chat o video

  1. Verificador de acceso en Presentaciones (Access Checker)

Access Checker es una función de Gmail y Google Chat que garantiza que los destinatarios de un archivo de Drive tengan permiso para acceder a él. Ahora esta función llega a las Presentaciones de Google, de manera que los usuarios se aseguren de que al insertar un archivo de video o audio a una presentación cualquier persona que esté viendo o presentando la misma puedan ver y escuchar su contenido.

  1. Picture-in-picture para Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones

En julio, Google lanzó la  función picture-in-picture de Meet para que los usuarios puedan ver y escuchar a las personas con las que trabajan, mientras colaboran en Gmail y Chat. En los próximos meses, esta función se extenderá a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, para que presentar una propuesta no te impida ver las valiosas señales no verbales de los participantes

  1. Restringir la edición de un documento

Si bien las funciones colaborativas de edición y comentarios de Google Drive suelen ser útiles, a veces es importante saber que no se están realizando más cambios en un documento. Mediante la función Content Restriction, los editores de un documento pueden bloquear las versiones autorizadas de los documentos para evitar cambios, congelar la actividad durante un período de revisiones o auditorías o crear documentos "oficiales" o "finales" para el mantenimiento de registros

 

 

MICROSOFT

Los primeros dos meses de la pandemia fueron los más intensos en cuanto a los procesos de transformación digital. “Fueron como dos años, y logramos acompañar a muchas compañías en todo el mundo y también a escuelas y a los usuarios para mantenerse conectados con lo que más quieren a través Microsoft Teams, la plataforma de productividad y colaboración de Microsoft” apunta Natalia Torres, Directora de Comunicaciones de Microsoft Argentina y Chile. “Cambiamos nuestros hábitos, y la cultura organizacional, los empleos, todo apoyado por la tecnología. Recientemente, nuestro CEO, Satya Nadella, mencionó que Teams se convertirá en una plataforma digital tan importante como el browser”.

Durante este periodo Teams también se adaptó a las necesidades de cada organización y se actualizó a partir de las sugerencias recibidas de los usuarios para lograr nuclear en una sola plataforma las herramientas necesarias proponen mejorar la productividad y facilitar la rutina laboral, tener en cuenta el cuidado de los colaboradores y el balance hoy más importante que nunca cuando trabajamos desde casa.

Teams es la plataforma que más creció durante el año (aumentaron la cantidad de usuarios activos diarios de Teams a 115 millones a fines de septiembre, desde los 13 millones que existían a mediados de 2019).

En cuanto a las posibilidades y funcionalidades, en Microsoft destacan las siguientes:

1.Trabajar en línea

Permite editar en línea documentos usando Word, PowerPoint y Excel, compartir ideas y comentarios en la pizarra digital (Microsoft Whiteboard), guardar información en OneDrive y Sharepoint o seguir el curso de un proyecto en Microsoft Planner.

 

  1. Crear soluciones con poco código

Brinda la posibilidad de crear de manera muy intuitiva aplicaciones y herramientas a través de Power Apps (digitaliza y mejora procesos), Power Automate (automatiza tareas repetitivas y conecta datos para mejorar la agilidad y productividad), Power Virtual Agents (crea bots de chats de poco código con IA para proporcionar datos) y Power BI (analiza datos para mejorar la toma de decisiones).

  1. Integrar aplicaciones de terceros

Facilita el uso de Trello, Flipgrid, GitHub Education; Zoom en video; sistemas de administración de aprendizaje como Canvas, Moodle, Brightspace, Schology; plataformas y dispositivos como Windows, macOS, iOS, Android, Chromebook.

 

 

FACEBOOK

Con el distanciamiento físico resultado de la pandemia de COVID-19, muchas más personas en todo el mundo están usando las aplicaciones de Facebook para mantenerse conectadas y ser productivas trabajando de forma remota. La gente está recurriendo a las llamadas de voz y video más que nunca, y en Facebook Live e Instagram Live, por ejemplo, hay más de 800 millones de usuarios activos diarios. Algunas de las herramientas de Facebook que la gente está usando son:

Workplace de Facebook

Workplace es una plataforma que ofrece una serie de herramientas y funciones fáciles de utilizar y que aumentan la eficiencia, por lo parecido que es a la plataforma de Facebook.

1.Compartir fotos y videos

Ofrece a los empleados la posibilidad de compartir fotos y videos con la sede central de la empresa u otros equipos en cualquier dispositivo que usen, sea un ordenador o teléfono móvil, y sus integraciones de bot ayudan a automatizar procesos de rutina, como encuestas de recursos humanos o manejar entrevistas de trabajo.

2.Live Producer

Facilita las transmisiones en vivo con toda la compañía. Esta incluye funciones para subtitular los vídeos en seis idiomas, incluyendo español, traducir automáticamente el audio del video y editar subtítulos al finalizar la transmisión. Además, Workplace se conecta con otras herramientas y servicios utilizados en la nube, como Office 365, G Suite, Cisco Webex, ServiceNow, y DocuSign, entre otros, lo cual hace que la adaptación de los empleados, tener los documentos a mano y trabajar de manera colaborativa se mucho más fácil.

Videollamadas grupales en Messenger y WhatsApp

WhatsApp duplicó el número de participantes que pueden tener una videollamada o una llamada de voz, de 4 a 8 personas a la vez. Estas llamadas están protegidas con cifrado de extremo a extremo para que nadie más pueda ver o escuchar las conversaciones privadas, ni siquiera WhatsApp.

En Messenger, también se pueden coordinar llamadas y videollamadas. Dentro de una conversación, se pueden tocar los íconos de teléfono o video en la esquina superior derecha de la pantalla. Se pueden agregar hasta 8 personas en una llamada grupal -video o voz- para presentar una idea u organizar una reunión de equipo.

Salas de Messenger

En 2020, Facebook lanzó las Salas de Messenger (Messenger Rooms) en Facebook, Messenger y Workplace, y Argentina fue de los primeros países en probar la función. Las Salas de Messenger permiten desde compartir tiempo de calidad con amigos y seres queridos, hasta organizar reuniones de trabajo. Las personas que reciban el link, pueden unirse desde el celular o la computadora sin tener que descargar otra aplicación o extensión. También pueden participar quienes no tengan una cuenta de Facebook. Rooms tiene capacidad para 50 personas por llamada y no tiene límite de tiempo.

 

Consejos para trabajar desde casa usando Messenger

1.Coordinar llamadas y videollamadas

Dentro de una conversación, se pueden tocar los íconos de teléfono o video en la esquina superior derecha de la pantalla. Así se pueden agregar hasta 8 personas en una llamada grupal - de video o de voz.

  1. Designar un Administrador del Grupo

Es una herramienta muy útil para los líderes de equipos. Las funciones de administrador en un chat grupal le dan a uno o más usuarios la posibilidad de aprobar nuevos miembros antes de unirse al chat, eliminar miembros de ser necesario, y promover o remover a cualquier otra persona como administrador.

  1. Mencionar a un compañero de trabajo en un mensaje grupal

Si se necesita respuesta rápida de alguien en un mensaje grupal, simplemente se escribe "@", se selecciona su nombre y la persona y recibirá una notificación especial para llamar su atención sobre el mensaje.

  1. Transferir archivos

Se pueden compartir archivos a través de Messenger en Facebook tocando el icono del clip y adjuntando documentos. También se pueden arrastrar y soltar archivos usando la versión de escritorio (messenger.com), que funciona para documentos, fotos y archivos MP3.

  1. Responder rápido con Reacciones

Se pueden usar una serie de reacciones en un mensaje específico en una conversación con compañeros de trabajo. Por ejemplo, si alguien está pidiendo una opinión sobre una estrategia, se puede responder fácilmente con una reacción de "pulgar arriba" o "pulgar abajo" para indicar preferencias. Simplemente toca y mantén presionado cualquier mensaje, y selecciona entre los siete emojis disponibles.

  1. Silenciar notificaciones de conversaciones de Messenger concurridas

Para silenciar las notificaciones de una conversación determinada, abrí esa conversación en Messenger. Tocar el nombre de la conversación en la parte superior de la pantalla para ver el menú de opciones. Tocar en Notificaciones y luego seleccionar el tiempo que desees mantener silenciada esa conversación. Se pueden silenciar notificaciones por 15 minutos, 1 hora, 8 horas, 24 horas o hasta que vuelvas a activar las notificaciones (utilizando el mismo proceso).

Consejos para organizaciones que usan Workplace:

1.Incluir a todos es la clave. Las organizaciones que trabajan remoto exitosamente son aquellas que buscan herramientas para conectar con todos. Al considerar recursos tecnológicos, desde plataformas hasta dispositivos, es importante considerar la mejor forma de conectar con los empleados - desde atención al público hasta RRHH.

2.Compartir novedades críticas o importantes. Es importante mantener a los empleados al tanto de las novedades de la organización, información importante o  nuevas pautas. Publicaciones o transmisiones en  vivo por parte de los líderes, una vez a la semana, puede ser el espacio indicado para este intercambio.

3.Incorporar videollamadas cuando sea posible. O simplemente llamadas telefónicas, son una herramienta muy poderosa para mantener el contacto y el sentido de pertenencia con las personas en tiempos de distanciamiento.

4.Hacer equipo. Cuando los equipos trabajan de forma remota, las interacciones sociales entre compañeros suelen disminuir. Una forma de mantener esas interacciones es organizar “mates virtuales” o “almuerzos virtuales”,  o incluso un espacio a la semana para ponerse al día con los colegas.

5.Aprovechar las herramientas de análisis. Herramientas de insights de interacción permiten entender en qué superficie la colaboración es más eficiente (mensajes, Grupos, etc.) y cómo los empleados están recibiendo los anuncios. Esto último es fundamental para asegurar que todos se sientan respaldados e incluidos.